Coops største investering er udskudt et år: - Vi havde simpelthen for travlt
Af Med den hidtil største investering nogensinde har Coop slået et stort brød op i form af deres nye it-system, Coop One.
Et system der skal afløse et mere end 50 år gammelt system. Men på trods af tidligere udmeldinger om en deadline i løbet af i år, så er de endnu ikke færdige.
For godt et år siden kunne den dengang nyligt tiltrådte Coop-topchef, adm. direktør Kræn Østergård Nielsen, fortælle RetailNews, at Coop One ville være færdigt og fuldt implementeret inden 2021 var omme.
I anledning af at året snart rinder ud, har RetailNews endnu engang sat Coop i stævne for at høre, hvordan det går med projektet, der sidste år blandt andet førte til manglende vareleverancer i enkelte butikker.
I denne omgang kan koncerndirektør Per Thau fortælle, at de endnu ikke er kommet i mål. Men han nedtoner alvoren ved det, for det skyldes helt simpelt, at de har lagt strategien for implementeringen om.
Måtte bremse op
Egentligt er det nuværende system udmærket, fordi de ansatte har vænnet sig til at bruge det, men det kan inden længe blive forældet.
- Det fungerer meget godt og vores ansatte kan bruge det med bind for øjnene, siger Per Thau om det mere end 50 år gamle system, som man bruger internt i Coop nu.
I skrivende stund er implementeringen af Coop One nået igennem de tre første såkaldte “rul” - rul-a, rul-b og rul-c. De første startede allerede i 2019 og var mere en forsmag på det, der var i vente. Hver af de øvrige rul indebærer varegrupper på hver især cirka 25 procent af varenumrene.
Senest er Coop for nyligt blevet færdige med rul-c, mens rul-d og –e skal gennemføres i henholdsvis primo og ultimo 2022.
Men hvorfor har de så valgt at trække implementeringen ud?
Per Thau forklarer til RetailNews, at det simpelthen gik for stærkt til, at de kunne følge med i organisationen og i butikkerne.
- Ja, den oprindelige plan var at være færdig noget før. Men vi har valgt at bruge længere tid på at implementere Coop One for at sikre en god gennemførsel, der ikke forstyrrer vores kunder unødigt. Projekter af denne størrelse altid udfordrer virksomheder. Det er en ny måde at arbejde på, når hele organisationen har været vant til at arbejde med det gamle system i 40-50 år, siger han.
Derfor måtte de bremse op.
- Vores oplevelse var, at vi simpelthen havde for travlt med at implementere det og ikke havde tid nok til at lære systemerne at kende undervejs, og derfor har vi valgt at bruge en længere periode, men det har også gjort, at forretningen har stået ret fornuftigt gennem implementeringen.
Uddanner personale
Netop implementeringen af rul-b i efteråret i fjor medførte blandt andet, at flere butikker oplevede problemer med leverancer. Noget som de har fået fikset til rul-c, der blev færdiggjort i dette efterår.
- Vi har kunnet mærke det, men jeg tror ikke, at kunderne har mærket så meget til, at vi har implementeret det på 25 procent af omsætningen her i oktober, siger Per Thau.
Blandt andet har man brugt megen tid og mange ressourcer på at lære folk i organisationen af bruge Coop One.
Det indebærer eksempelvis, at en række folk fra hovedkontoret og 2000 butiksledere landet over har været på kurser i de nye systemer, så man løbende har kunnet tage de nye systemer i brug, uden det får konsekvenser for arbejdsgangen.
- Vi har op til rul-c lagt endnu mere energi i at lære folk at bruge systemerne, og det er en af de ting, der har gjort forskellen. På den ene side vil man gerne have det hurtigt færdigt, men på den anden side skal det også gøres ordentligt. Det er som at skifte motoren på et fly imens man flyver, og der er der ikke råd til, at man stopper op i luften.
Ikke rosenrødt
Per Thau erkender dog, at det slet ikke har været nogen problemfri rejse med Coop One – og at det nok heller ikke bliver det fremover.
- Jeg vil heller ikke gøre det mere rosenrødt, end det er. Nu er vi lidt over halvvejs, og vi kom godt gennem sidste rul, men der har været nogle udfordringer. Butikkerne har skullet lære et nyt system, og det har da givet noget sved på panden.
- Det kommer nok også til at forstyrre forretningen næste år, men ikke i samme grad, fordi vi tager os bedre tid til at få det indarbejdet, hvilket betyder, at vi kommer bedre igennem det, siger koncerndirektøren
Han uddyber, at de eneste problemer med vareleverancer, som de for tiden står over for, skyldes de globale forsyningsvanskeligheder og altså ikke længere er interne problemer som følge af implementeringen af Coop One.
Skal også opdateres fremover
Det er altså planen, at samtlige varenumre skal over i Coop One senest i sidste halvår af 2022, men der stopper udviklingen ikke.
For Coops finanssystemer var det første, der blev en del af systemet, og det var før man begyndte at føre varerne over. Derfor står finansdelen overfor en opdatering i første halvår af 2023, så de strømlines med hele Coop One.
Men Per Thau understreger, at man med et gennemgående system som Coop One ikke kommer til at blive helt færdig på noget tidspunkt, fordi det løbende skal opdateres.
- I årene efter, vi er færdige, skal vi fortsætte med den daglige drift i vores egen organisation, så i 2023, 2024 og 2025 kommer vi til at videreudvikle på systemet, siger Per Thau.
Dyr investering betaler sig
Et af problemerne i fjor var, at der var store udgifter forbundet med implementeringen af Coop One, fordi man kørte det sideløbende med det gamle system. Den dobbeltdrift kostede 1 mio. kr. om dagen, og det problem er således forlænget, nu hvor man har udskudt udrulningen.
Blandt andet var der en række købmænd og uddelere fra brugsforeningerne landet over, som mente, at koncernbidraget var blevet for højt - blandt andet som følge af denne dobbeltdrift.
Det kommer ikke til at blive ændret lige foreløbigt, erkender Per Thau.
- Vi er midt i implementeringen, og det er det værste sted at stå. Vi kører i to systemer, vi er på toppen af at bruge penge, og der er mere end et år, til vi er færdige, siger han.
Han peger dog på, at det godt kan betale sig.
- Det er det værd at tage lidt længere tid med implementeringen, fordi der er færre forstyrrelser i forretningen.
Tidligere har der verseret forskellige slutbeløber på Coop One. Blandt andet har en regning på 1,8 mia. kr. været meldt ud, og Per Thau erkender, at det kommer til at løbe op, at man fortsætter dobbeltdriften i længere tid, hvorfor overslaget for en samlet regning i dag ligger på godt 2 mia. kr.
- Det er en stor investering, men det skulle gerne betale sig, når systemet kører og giver en mere effektiv drift, siger han.
Derfor kan købmænd og uddelere altså se frem til, at de må vente lidt med at koncernbidraget sættes ned, for det er først 10 år efter Coops største investering, at de er færdige med at afbetale på Coop One.